普段使っているブラウザはChromeでChrome ExtensionのGoogle Mail CheckerがChrome上で未読メール数をバッチで表示してくれるのだが表示領域の都合で4桁までしか表示できない。そのため未読メールが10000件を超えると、上4桁のみが表示されて未読数が10メール単位でしかわからなくなる。しぶしぶ未読数が10000を超えると数千のメールを既読にしたり、削除したりするという不毛な作業を始めるのである。
根本的には
実際のところ普段は未読の総数ではなく、未読の新着メールを知りたいわけなので、Google Mail Checkerが総未読数ではなく当日の未読数だとかGoogle Chrome起動からの未読数だけを表示してくれれば済むのだが現在のData APIでは難しいのだろうな。
現在のメールの管理方法
まず自分はメールのフォルダ分けは基本的にしない。全部受信フォルダに突っ込んで、返信する必要があるものはその時点で返信する。書けそうになければ下書き状態にしておくことにしている。TODOチェックとして未読・既読や重要度やスターなどはほとんど使わない。というか以前使ったこともあるが機能しなかった。結局メールの処理って新着メールがメインでマークをつけても後で読まないんだよね。
それで検索する場合を除いて過去のメールをチェックするようなことをしないから受信フォルダで未読のままスルーされたら基本的に未読のままである。未読のものは処理しなくていいと判断されてスルーされたものなので未読数が残っていても気にしないのである。
しかし未読数を気にしないからといって、全部を既読にしてしまえというのは何故か抵抗がある。だって実際に読んでないんだもの。つまり嘘やん。そんなことをするくらいなら潔く削除を選びたい。あと読まないものはこれからも読まない可能性が高いのでそういったメールがあるかどうかを分析して今後のこのような余計な作業を増やさないように対策する必要がある。
Gmailの検索テクニック
Gmailの検索 > 詳細検索の使用には幾つかのメールの属性で検索できる技がある。
検索ボックスにis:unreadで検索すると未読メールが検索できるし、is:readで既読メールも検索できる。スペースで区切ればキーワードと組み合わせて検索もできる。
あとは after:2004/04/16 before:2004/04/18 を使って期間を指定して検索したりもできる。ということで最近興味がなくなっているMLやメルマガなどはこれでフィルタして既読なり削除なりすればいい。
他にもいろいろあるが未読の整理で使ったフィルタはこのあたりか。
読んでないML・メルマガを見直す
is:unreadで検索すればどういったメールが未読のまま放置されているのかよく分かる。ちょっと興味があって登録してみたが読んでないMLメルマガはとっととメールは配信停止にしてしまおう。おそらく未読のまま後から読むことはないだろう。MLの場合は大抵アーカイブがあるし、また興味が湧いたときに登録すればいいと思う。
鮮度が過ぎたメールを処理する
メルマガなどを配信停止にして新たな未読メールの火種を消したら、次はメールボックスにある未読メールを手動で検索して「この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択」を使って既読に設定したり削除する。もはや読む必要のないメルマガは送信アドレスなどで検索すればいいと思う。
それ以外にもメルマガの検索は
メールマガジン
キャンペーン
事務局
といった言葉で検索するとよさそうだった。
未読メールを見ていると鮮度が過ぎたメールは読む必要はないと判断できそうだったので、メルマガであっても読む読まないの判断をしたい場合には
ニュース
お知らせ
セミナー
新着
といったキーワードを is:unread を組み合わせて処理したりした。
通知メールなどを処理
Amazonの購入メールとか、運送会社の再配達完了などが未読のまま放置されていることが多かった。この手のメールは届いているだけで安心してしまって中を読まないからだと思う。購入メールとかは本当は中身を確認した方がよいのだけれども・・・。この手の通知メールはあとから読む必要がないので宛先で一括で処理してしまった。
大事なメールの扱い
未読メールにちょこちょこ大事なメールが入っているんだけど、迷惑メールに誤って入ってしまうメールも含めてこういったメールを「縁がなかった」メールということにしている。
迷惑メールからの救出の場合に自分の名前で検索したりする。基本的に迷惑メールの多くは誰に対しても文言が同じか、最初にメールアカウント名で始まる場合が多く、自分の名前が入ってくることはあまりない。今でこそスパムフィルタは優秀だが、迷惑メールがガンガン入ってきたときは自分の名前を文面に載せているかどうかで自分宛じゃないメールと判断して処理していた。
メール・メーラーに欲しい機能
多分、未読か既読かはどうでもよくて、チェックすべきかどうか、残すべきかどうか、これが分かればいいのではと思ってくる。
メールタイプフィルタ
今回の作業をしているうちにメルマガやMLが自動でフィルタできるようにならないかと思った。自分の場合、MLは to:googlegroups OR to:sourceforge OR @lists.mozilla.org で検索すれば大体網羅できそうなので、とりあえずそれでラベルをつけることにした。
メルマガについては種類が多すぎてどうしようもない。メールの種類を設定するメールヘッダもありそうな気がするがこれだけの数があるとそのルールをみんなが守って送信してくれる保証はなさそうだ。
「メルマガ」とかいろいろなメッセージを探したがうまくメルマガだけフィルタできるような魔法の言葉は思いつかなかった。やはり宛先でフィルタを細かく設定してラベルをつけないといけないのだろうか。
メールの有効期間
ニュースとか通知などは時間が立ったらほとんど意味が無い情報になるのでこういったメールには有効期間みたいなものは設定してもらえないかと思った。期限が切れたら期限切れフォルダなりに移動してもらえればこっちで削除するなり既読にするなり一括で処理するものだ。しかしこれも送信するが側が設定しないといけないのでそのルールを徹底するのは難しいのだろうなぁ。