手書きのToDoリストを工夫する

手書きのToDoリストの管理に関して複数の本にある手法を試して、自分流のやり方に工夫しつつある。

現在のルール

  • 今日と今週にやろうと思うタスクを書く
  • 今日中に完了すべきタスクに☆をつける
  • タスクにかかる時間を書く
  • 「〜する」と書く
  • 記号ルール

いろんな本を参考にしていると思っていたが洗い出してみたら「残業ゼロを実現する「朝30分で片づける」仕事術」がベースになっていた。

今日と今週にやろうと思うタスクを書く

今日やろうかなと思うことと、今週くらいにやろうと思うことを2列にして書いている。週の範囲で考えると、緊急度はまだ高くないが近々やろうと思っていることが整理できて良い。

残業ゼロを実現する「朝30分で片づける」仕事術より

今日中に完了させるタスクに☆をつける

洗い出したタスクの中から、もしこの中からどれかを選ばないといけないとしたら・・・という最も重要なタスクに☆をつける。最大3つまで。この☆ルールはToDoリストの問題を解決できる。

  • 優先度がないため、簡単に終わるタスクが優先される
  • 済んでいないタスクに罪悪感を抱く

☆を付けると今日中に達成する優先度が高いタスクが明確になって良い。それが済めば今日のゴールは達成。☆以外のタスクが残っていても問題にならないし、残ったタスクをこなすのは予定以上のことを済ましていることになって気持ちが良い。このルールは完璧主義者と相性が良い。

残業ゼロを実現する「朝30分で片づける」仕事術より

ちなみにこのToDoリストの問題は「1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣」で触れられている。この本の著者はToDoリストを作らずスケジュール表で管理している。

タスクにかかる時間を書く

このルールがあるとまずタスクの見積もりをするようになる。タスクにかかる時間がわかっていると以下の対応が取れる。

  • 5分以内に終わるタスクをスキマ時間に片付ける
  • 時間のかかる予定に組み込める

優先度が重要な一方で、5分以内に終わるタスクは先送りせずに片付けるという考えもある。スキマ時間や、長めのタスクが終わったときの気分転換で、短い時間で終わるタスクを選ぶというように使っている。

時間のかかるタスクは予定に組み込むキッカケになる。時間を付けると数時間のタスクが2つあって、「今日中に全部終わらすの無理じゃん」と気付けることがよくある。そういうタスクを事前に認識できていると、スケジュールを見てこの空き時間にこれをやろうと考えるようになる。

「〜する」と書く

PDCAノートの本に「否定語は脳が理解できないので肯定文に変換すべき」とあった。ライフハックの本には「タスクは具体的なアクションが書かれていることが重要」とあった。

たとえばToDoリストにただ「ブログ」と書くのではなく、「◯◯のネタについて下書きを書く」といったように、具体的にどのように手を動かすのかについて書くように注意するのです。

実際ToDoリストに「ブログ」と書いていたので、最近は具体的なアクションを書くように注意している。

最短で目標を達成する! PDCAノート 、ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250より

記号ルール

今はこの書き方に落ち着いた。

  • [ ] : 未
  • [✔] : 済
  • [→] : 延期
  • [☓] : 未達成
  • ☆[ ] : 今日中に終わらせるタスク

はチェックリストをはみ出るくらい書く。その時の気分で、タスクごと取り消し線で読めなくする時もある。

「箇条書き手帳」でうまくいく はじめてのバレットジャーナルより

うまくいかなかったこと

  • 今日、明日、週、今月のToDoを書く
  • プロジェクトごとにToDoを書く

ToDoリストの管理については、他人の手法が必ずしも合うとは限らない気がする。いろんな本にタスクリストの管理法が書いてあるのは、人の数だけ手法が存在する証。タスクの種類や粒度の違いによって自分なりの方法を模索しないといけない。

やってみてうまく行かなかったら自分流にアレンジしたり、すっぱり諦めることも必要。

今日、明日、1週間、1カ月の範囲でToDoを書く

現在のルールの「今日と今週のToDoを書く」はこのルールをカスタマイズしたもの。重要な明日の予定は、「明日の予定表に書く」という今日のToDoになったので「明日」欄は使わなくなった。

「1カ月」については週と月を区別するのが難しくなって分けるのをやめた。現状は刹那的にやってしまっている。

残業ゼロを実現する「朝30分で片づける」仕事術より

プロジェクトごとにToDoを書く

プロジェクトごとに分けて書くというのを試したが、プロジェクトごとに分割すると上手くスペースが使えないのでやめてしまった。買い物のタスクはAmazonマークをつけるといったラベルをつける管理方法を模索している。

残業ゼロを実現する「朝30分で片づける」仕事術より

今後の課題

  • 未達成のタスクが残ったページをどう扱うか
  • 緊急じゃないが、重要なタスクをどう扱うか
  • ラベルやかかる時間を見やすくする

人見知りソフトウェアエンジニアです。ビジュアル系、お笑い、Pixarが好き。勢いで吉本超合金おたけびBOTを作った。オールザッツ漫才が放送されない東京在住。

趣味や日常からアウトプットの場としてブログを書いています。自作のWordPressプラグインにGitHub Flavored MarkdownAmazonJSなど。